Für den Abschluss als Kaufmann/-frau für Büromanagement müssen Ihre Auszubildenden für die Abschlussprüfung zwei Reporte anfertigen. Doch das Planen und Schreiben des Reports ist nicht allein Aufgabe Ihres Azubis – als Ausbilder ist auch Ihre Unterstützung gefragt! Sogar mehr als das: Sie haben eine entscheidende Aufgabe!

Für die Abschlussprüfung erstellen Ihre Azubis zwei Reporte und orientieren sich dabei an den Vorgaben der zuständigen Kammer. Der Report dient als Grundlage für das Abschlussgespräch in der mündlichen Prüfung, denn darüber erhält der Prüfungsausschuss bereits vorab Informationen und kann sich auf das Gespräch mit dem Prüfling vorbereiten.

Vorgaben für die Reporterstellung

Die Vorgaben für die Erstellung eines Reports sind auf der Seite der jeweils zuständigen Kammer einsehbar. Formale Vorgaben können dabei z.B. Umfang, Schriftgröße und Seitennummerierung betreffen.

Einen Leitfaden für die angehenden Kaufleute für Büromanagement bietet beispielsweise die IHK Osnabrück – Emsland – Grafschaft Bentheim.

Natürlich müssen in erster Linie Ihre Auszubildenden über die entsprechenden Vorgaben informiert sein. Kennen Sie als Ausbilder diese ebenfalls, können Sie die Reporte noch einmal korrigierend prüfen. Zwar werden die Reporte selbst nicht bewertet, ein insgesamt ordentliches Dokument macht aber natürlich einen besseren Eindruck.

Die Fachaufgabe

In ihren Reporten sollen die Auszubildenden eine betriebliche Fachaufgabe beschreiben. Hier kommen Sie ins Spiel! Denn weder die Aufgabe selbst noch deren Durchführung kann sich Ihr Auszubildender einfach so aus dem Ärmel schütteln.

Das besondere an der Fachaufgabe für den Report ist, dass es sich um eine nicht alltägliche Aufgabe handeln sollte, welche die Azubis lösen müssen. Statt der konkreten Umsetzung der Lösung kann auch ein Lösungsvorschlag gemacht werden, wenn die Zeit zu knapp oder die Umsetzung für eine Person allein (den Azubi) zu umfassend ist.

Eine Aufgabe ist u.a. zur Bearbeitung und zur Reporterstellung geeignet, wenn…

• es sich nicht um eine Routineaufgabe handelt,
• Analyse- und Entscheidungsprozesse enthalten sind,
• ein Problem besteht, das eine Lösung/Lösungsidee erfordert oder
• Auswertungen möglich sind.

Aufgaben rechtzeitig übertragen

Routineaufgaben gehören jedoch ausdrücklich NICHT in einen solchen Report. Aus diesem Grund sollten Sie als Ausbilder entsprechende Aufgaben für Ihren Auszubildenden planen und bereithalten, damit dieser sowohl genügend Zeit hat, die Aufgabe zu bearbeiten als auch einen Report über die Aufgabe zu verfassen. Im Idealfall ist eine solche Aufgabe in die Ausbildungszeit zu integrieren und nicht erst kurz vor der Prüfung durchzuführen.