Das digitale Berichtsheft – darauf sollten Sie achten
Auszubildende dürfen seit Oktober 2017 ihre Berichtshefte auch in digitaler Form führen. Für Ausbilder, Unternehmen und Azubis hat das viele Vorteile, es gilt aber auch einiges zu beachten.
Kein Papier, keine Flecken, kein Verlust?
Berichtshefte sind meistens eher lästig: Sie wollen vom Azubi möglichst wöchentlich gepflegt, also handschriftlich mit Inhalt gefüllt und vom Ausbilder gelesen und unterzeichnet werden. Das Ganze soll dann nach zwei oder drei Jahren noch so ordentlich aussehen, dass es dem Prüfungsausschuss vorgelegt werden kann. Im schlimmsten Fall geht es verloren und alle Aufzeichnungen müssen rekonstruiert werden. Eine digitale Version eines Berichtsheftes verspricht dagegen zunächst nur Vorteile: mobil oder vom Desktop aus zu füllen, von allen (Berechtigten) einsehbar, ein Backup erspart mühsames Aufzeichnen bei Verlust. Doch es gibt einige Details, auf die Sie als Ausbilder achten müssen, wenn Sie sich für das digitale Berichtsheft entscheiden.
Vermerk im Ausbildungsvertrag – Digital oder Papier?
Seit Oktober 2017 müssen alle neu geschlossenen Ausbildungsverträge darauf hinweisen, ob das Berichtsheft elektronisch oder schriftlich geführt wird. Bei bereits bestehenden Verträgen, die diesen Zusatz noch nicht enthalten, ist ein Beiblatt zum Ausbildungsvertrag mit der entsprechenden Information ausreichend. Die meisten Handwerkskammern bieten entsprechende Vorlagen z. B. auf ihren Webseiten zum Download an. Zwar konnte Azubis auch vorher schon ihr Berichtsheft am PC führen, ausdrucken und unterschrieben einreichen, nun ist das komplett digital möglich. Allerdings geben die Prüfer vor, wie bzw. welche Formate das Berichtsheft beim Einreichen haben soll. So kann es also sein, dass trotz einer anderslautenden Vereinbarung im Ausbildungsvertrag das Berichtsheft laut Prüfungsausschuss in Papierform verlangt wird.
Digitale Signatur möglich?
Wenn eine digitale Version erlaubt ist, sollte geklärt sein, welche Dateiformate das Berichtsheft haben kann bzw. ob es von diesen auch einsehbar ist (z. B. über eine Cloud-basierte Lösung oder ein exportfähiges Dateiformat). Auch stellt sich die Frage nach der Signatur – digitale Signaturen sind zugelassen, stellen aber manche Betriebe vor technische Herausforderungen. Können Azubis das digitale Berichtsheft nicht digital signieren, kann eine unterschriebene Mitteilung, auf der versichert wird, dass das digitale Berichtsheft ordnungsgemäß geführt wurde, ausreichend sein. Das sollte natürlich vorab mit den Prüfern geklärt werden.
E-Mail-Dokumentation statt händisches Abzeichnen
Der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) hat empfohlen, dass elektronische Ausbildungsnachweise nicht mehr zwingend wöchentlich händisch vom Ausbilder abzuzeichnen sind. Es ist ausreichend, wenn Sie eine E-Mail-Dokumentation nachweisen können, welche festhält, dass der Wochenbericht vom Azubi zugestellt und von Ihnen kontrolliert und abgezeichnet wurde. Wenn Sie für Ihr Unternehmen eine Berichtsheft-App oder Webanwendung nutzen, können Sie meistens die Berichte direkt dort per Haken genehmigen.
Besser nicht auf dem privaten Smartphone!
Das, was das digitale Berichtsheft so attraktiv macht, kann aber auch zu organisatorischen und rechtlichen Problemen führen: Wenn Azubis ein digitales Berichtsheft pflegen sollen, muss der Arbeitgeber ihnen ermöglichen, dieses am Arbeitsplatz zu tun – in Form von dienstlichen PCs, Laptops, Tablets oder Smartphones. Nutzen die Auszubildenden dafür ein privates Gerät, wird dieses durch die berufliche Nutzung zum Arbeitsmittel. Damit haftet der Arbeitgeber automatisch für Schäden oder Rechtsverstöße. Wenn Sie dieses sicher ausschließen möchten, sollten Sie sich von den Azubis eine entsprechende Haftungsausschlusserklärung unterzeichnen lassen. Mit dieser bestätigen Sie, dass Sie nur die Verantwortung für die Berichtsheft-App oder -Anwendung übernehmen.
Skizzen per Scan integrieren
Gerade bei Ausbildungsberufen, in denen Zeichnungen oder Skizzen zum Inhalt eines Berichtsheftes gehören, sind viele Ausbilder noch skeptisch, wenn eine digitale Version eingeführt werden soll. Allerdings können die Darstellungen auch per Scan oder Foto in ein digitales Berichtsheft integriert werden. Insgesamt spricht also einiges dafür, auf die papierlose Variante umzusteigen:
- Sie sparen Papier – die digitale Version kann außerdem nicht verknicken oder Flecken bekommen.
- Sie müssen keine Handschriften mehr “entziffern” – die automatische Rechtschreibkorrektur unterstützt bei der Lesbarkeit.
- Nachkorrekturen können direkt digital durchgeführt werden, eine händische Ergänzung in der Papierversion und eine anschließende neue Abschrift plus Ausdruck sind nicht notwendig.
Beispiele für digitale Berichtshefte:
Blok – Das Online-Berichtsheft