Viele Ausbildungsbeauftragte stehen vor dem Problem des Zeitdrucks. Denn auch wenn viele Vorteile mit der Ausbildung verbunden sind, kostet die Betreuung im Tagesgeschäft doch erst einmal Zeit. Die Doppelbelastung, auf der einen Seite den eigenen Job weiter gut zu erfüllen und auf der anderen Seite einen Auszubildenden in der Praxis auszubilden, lässt sich nicht einfach so stemmen.

In meinen Seminaren zur Qualifizierung der Ausbildungsbeauftragten, werde ich immer wieder gefragt, wie gutes Ausbilden auch unter Zeitdruck möglich ist. Daher erhalten Sie heute ein paar Tipps dazu.

Sorgen Sie für ein gutes Selbstmanagement

Es ist enorm wichtig, selbst über einen effektiven Arbeitsstil und ein gutes Selbstmanagement zu verfügen. Wie gehen Sie mit Ihrer Zeit um? Teilen Sie Ihre Aufgaben in dringende und wichtige Themen ein und arbeiten diese entsprechend ab? Oder starten Sie mit den unwichtigen und nicht dringenden Aufgaben?

Wenn Sie gut im Setzen von Prioritäten sind, kommen Sie besser mit Ihrer Zeit klar und Ihr Auszubildender erlebt Sie zudem als Vorbild – ein doppelt positiver Effekt.

Tools für ein effektives Zeitmanagement nutzen

Dazu gehört auch ein routiniertes Arbeiten mit Outlook: Lassen Sie sich nicht jede neu eingegangene Mail durch einen akustischen Ton anzeigen, sondern arbeiten Sie die eingegangenen Mails zwei- oder dreimal am Tag am Stück ab.

Delegieren Sie Aufgaben und geben einige an Ihren Auszubildenden ab. Damit werden Sie entlastet und Ihr Auszubildender freut sich über sicher spannende Themen.

Checklisten schaffen Freiraum und Sicherheit

Zudem kann ich nur empfehlen, mit Checklisten zu arbeiten. Ob in Papierform oder elektronisch – wählen Sie die Art, die Ihnen entspricht. Checklisten können Sie heute über Outlook oder One Note pflegen oder Sie nutzen entsprechende Apps (z.B. Evernote, Trello). Und dabei entsteht noch ein gutes motivierendes Gefühl, erledigte Arbeiten abhacken zu können.

Es zeigt von keinem guten Selbstmanagement, wenn Sie sich nicht auf den Auszubildenden vorbereiten, dieser am ersten Tag vor Ihnen steht und Sie nicht wissen, was Sie mit ihm anfangen sollen. Bereiten Sie sich unbedingt auf den Auszubildenden vor. So stehen Sie an seinem ersten Praxistag nicht unter Zeitdruck und für den Auszubildenden macht es sowieso einen besseren Eindruck, wenn Sie sich vorab Gedanken über seinen Einsatz gemacht haben. Nutzen Sie am Besten eine Checkliste, die Sie sich für alle vorbereitenden Tätigkeiten für jeden Auszubildendeneinsatz einmalig anlegen. Damit sind Sie dann bestens auf den nächsten Auszubildenden vorbereitet.

Leichter gesagt, als getan: Aber bleiben Sie ruhig und lassen sich so gut es geht nicht stressen. Unter Stress benötigen wir nur noch mehr Zeit für unsere Aufgaben. Denken Sie an Pausen. Denn auch Pausen führen dazu, dass wir anschließend motivierter und konzentrierter weiterarbeiten können.

Rahmenbedingungen müssen stimmen

Wenn die Rahmenbedingungen so sind, dass Sie wirklich überhaupt keine Zeit für Ihren Auszubildenden haben, müssen Sie mit Ihrem Vorgesetzten sprechen. Ohne das Verständnis und die Unterstützung Ihres Chefs geht es nicht. Er sollte Ihnen die Zeit geben und Sie dann eventuell von anderen Aufgaben entlasten. Dazu ist natürlich auch die Unterstützung der Geschäftsleitung notwendig.

Informieren Sie in diesem Fall zudem den hauptamtlichen Ausbilder. Er muss Kenntnis davon haben, wenn eine ordnungsgemäße Ausbildung in Ihrem Bereich aufgrund des Zeitdrucks nicht sichergestellt ist.

Haben Sie weitere Tipps?

(Bild: pixabay)