Die mündliche Prüfung der Kaufleute für Büromanagement kann in zwei Varianten stattfinden: entweder als Report oder klassisch als Situationsaufgabe. Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten und wie Sie Ihrem Azubi bei der Prüfungsvorbereitung helfen, diesen Teil der Abschlussprüfung gut zu bestehen, erklärt IHK-Prüferin Verena Bettermann.

Report oder Situationsaufgabe?

Die Entscheidung, welche Variante für die mündliche Prüfung gewählt wird (Report oder Situationsaufgabe), liegt beim Ausbildenden – also bei Ihnen. Das bedeutet, dass Auszubildende bei der Wahl (eigentlich) kein Mitspracherecht haben. Sicherlich werden gute Ausbilder:innen die Prüfungsvariante aber gemeinsam mit ihren Auszubildenden abstimmen.

Als Variante 1 kann ein Report gewählt werden: Der Prüfling erstellt für jede seiner beiden festgelegten Wahlqualifikationen einen Report zu einer Fachaufgabe. Diese Reports sind die Grundlage für das Fachgespräch und dürfen je maximal drei Seiten umfassen. Die exakten Formatierungshinweise erhalten Sie von Ihrer zuständigen Kammer.

Die Grundlage des Fachgespräches für Variante 2 ist eine fallbezogene Situationsaufgabe, die der Prüfungsausschuss für den Prüfling erstellt hat. Diese Situationsaufgabe ist eine Aufgabenstellung aus einer der beiden Wahlqualifikationen des Prüflings, auf die er sich zwanzig Minuten vorbereiten kann.

Beide Varianten haben Vor- und Nachteile

Vorteile des Reports

• Die Fachaufgaben werden vom Betrieb gewählt und vom Auszubildenden praktisch erarbeitet. Das bedeutet, dass der Auszubildende das, worüber er in der Prüfungssituation spricht, bereits praktisch erlebt hat und daher über seine Erfahrungen sprechen kann.
• Zur Auswahl stehen zwei Reports, deren Themen dem Auszubildenden vorher bekannt sind. Durch die Einschränkung der Themen weiß der Auszubildende genau, auf welche fachlichen Inhalte er sich eventuell noch vorbereiten muss.

Vorteil der fallbezogenen Situationsaufgabe

• Die Themensuche und das Erstellen des Reportes entfallen. Diese Variante ist für solche Unternehmen günstig, in denen eher Routine- anstatt besondere Fachaufgaben anfallen oder für Auszubildende, die im Ausbildungsbetrieb wenig Unterstützung erfahren.

Nachteile des Reports

• Die Erarbeitung der Aufgabe und die anschließende Erstellung der Reports bedeuten unter Umständen einen sehr hohen Arbeits- und Zeitaufwand. Wurde eine zu leichte Aufgabe gewählt oder handelt es sich bei der Aufgabe eher um eine Routineaufgabe, kann unter Umständen das Prüfungsergebnis schlecht ausfallen.
• Aufgrund von datenschutzrechtlichen Vorgaben oder Betriebsinterna kann es durchaus sein, dass eine anspruchsvolle Aufgabe nicht vor einem Ausschuss (mit Externen) reflektiert werden darf. Dies sollte zuvor im Unternehmen geklärt werden.

Nachteile der fallbezogenen Situationsaufgabe

• Die Vorbereitung auf diese Variante bezieht sich auf beide Wahlqualifikationen und ist daher zwar inhaltlich nicht so tiefgehend, aber die Unsicherheit ist umso größer: Der Überraschungseffekt in der Prüfung ist größer.
• Eine Reflexion der Vorgehensweise bei dieser Aufgabenart ist sehr schwierig für jemanden, der eine solche Tätigkeit noch nie durchgeführt hat. Daher kann es unter Umständen vorkommen, dass der Prüfling zu der Situationsaufgabe keine Lösungsansätze bieten kann.

Idealvorstellung versus Realität

Pragmatisch gesehen kann man seinen Auszubildenden die Prüfung nicht einfacher gestalten, als ihnen zwei gute Aufgaben im Betrieb zu übertragen und sie somit super vorbereitet in die Prüfung zu entsenden. Prüfungsvorbereitung erledigt. Doch in der Realität scheint die Anzahl der Prüflinge, die den Report als Prüfungsvariante wählen, eher rückläufig zu sein. Woran das liegt, ist nach außen nicht immer erkennbar. Besteht Unsicherheit darin, wann eine Aufgabe „reportfähig“ ist? Möchten Ausbildungsbetriebe sich nicht gerne „in die Karten sehen lassen“?

Um Ihnen die Unsicherheit zu nehmen und um zu prüfen, welche Aufgaben für einen Report geeignet sein können, werfen Sie einen Blick in die Prüfungsordnung. Dort sind die Vorgaben für die Fachaufgabe beschrieben.

§ 7 Abschlussprüfung

(5) Für den Prüfungsbereich „Fachaufgabe in der Wahlqualifikation“ bestehen folgende Vorgaben:

1. der Prüfling soll nachweisen, dass er in der Lage ist,

a) berufstypische Aufgabenstellungen zu erfassen, Probleme und Vorgehensweisen zu erörtern sowie Lösungswege zu entwickeln, zu begründen und zu reflektieren,
b) kunden- und serviceorientiert zu handeln,
c) betriebspraktische Aufgaben unter Berücksichtigung wirtschaftlicher, ökologischer und rechtlicher Zusammenhänge zu planen, durchzuführen und auszuwerten sowie
d) Kommunikations- und Kooperationsbedingungen zu berücksichtigen.

(Auszug aus der Verordnung über die Ausbildung zum Kaufmann für Büromanagement/zur Kauffrau für Büromanagement, BüroMKfAusbV, Dezember 2013)

Daraus ergeben sich mögliche Check-Fragen für Sie, anhand derer Sie abschätzen können, ob eine Aufgabe eine geeignete betriebliche Fachaufgabe oder eher eine Routinetätigkeit darstellt.

Beispiel

Lucie, Auszubildende zur Kauffrau für Büromanagement, ist in der Wahlqualifikation „Öffentlichkeitsarbeit“ eingesetzt. Der Ausbildungsrahmenplan beinhaltet zu diesem Thema neben der allgemeinen Öffentlichkeitsarbeit auch das Veranstaltungsmanagement. Sie erhält von ihrem Ausbilder, Herrn Meier, die Aufgabe, für die Auszubildenden, die im nächsten Ausbildungsjahr beginnen, eine Kennenlern-Veranstaltung zu organisieren. Die Idee dazu entstand, weil die Anzahl der jungen Menschen, die die Ausbildung trotz Zusage nicht angetreten haben, sich in den letzten Jahren erhöht hatte. Sie stellen sich für Lucies Aufgabe folgende Fragen, die hier anhand des Ausbildungsrahmenplanes gegliedert sind:

Berufs- und Betriebsbezug

1. Hat die Fachaufgabe einen Bezug zu den Ausbildungsinhalten?

✓ Ja. Siehe Ausbildungsrahmenplan, 8.2 Veranstaltungsmanagement

2. Werden mehrere Lernziele der gewählten Qualifikationseinheit abgedeckt?

✓ Ja, denn gemäß Ausbildungsrahmenplan gehören zum Veranstaltungsmanagement die zu vermittelnden Fertigkeiten und Kenntnisse: Veranstaltung planen, räumliche Planung, Ressourcenkalkulation, Einladungen und Teilnehmerunterlagen erarbeiten, Dienstleister kontaktieren, Kosten nachkalkulieren etc.

3. Erfordert die betriebliche Fachaufgabe einen Lösungsprozess?

✓ Ja. Informieren, Planen, Entscheiden, Durchführen, Kontrollieren, Bewerten.

4. Wird mindestens ein Teil eines realen Geschäftsprozesses abgebildet?

✓ Ja. Der gesamte Geschäftsprozess ist real und wird somit hier abgedeckt. Abbildung einer vollständigen beruflichen Handlung

5. Erfolgt eine Planung, Durchführung und Auswertung?

✓ Ja, siehe Frage 3 Geschäftsprozess.

6. Kann die Auszubildende berufliche Handlungsfähigkeit unter Beweis stellen?

✓ Ja. Lucie muss Probleme erkennen und Lösungswege finden. Sie muss mit Mitarbeitern, Lieferanten und Teilnehmern in Verbindung treten, sie muss Unterlagen mithilfe von Textverarbeitungs-, Tabellenkalkulations-und Präsentationsprogrammen erstellen können, sie muss bei Schwierigkeiten flexibel und professionell reagieren können etc.

Bearbeitung der Fachaufgabe

7. Handelt es sich bei der Aufgabe um keine Routinearbeit und somit um eine Herausforderung für die Auszubildende? (Beispiele für Herausforderungen: Veränderte Bedingungen, Auftreten von Schwierigkeiten)

✓ Ja, denn bei dieser Aufgabe können durchaus Schwierigkeiten auftreten. Da es sich um einen komplexen Prozess handelt, stellt die Aufgabe durchaus eine Herausforderung für die Auszubildende dar.

8. Muss die Auszubildende Informationen recherchieren, um die Aufgabe zu lösen?

✓ Ja, beispielsweise: Wen lade ich ein? Wie erreiche ich diese Teilnehmer (am ökonomischsten)? Wie formuliere ich eine Einladung (Formulierung, DIN 5008, Inhalte Einladungsschreiben, CICD etc.) Wo findet die Veranstaltung statt? Wie finde ich einen geeigneten Termin?

9. Müssen unterschiedliche Schnittstellen berücksichtigt werden, um die Aufgabe zu lösen? (Beispiele für Schnittstellen: Kollegen, Kunden, Betriebsrat, Lieferanten etc.)

✓ Ja, beispielsweise Teilnehmer, Kollegen, eventuell weitere Auszubildende, Ausbilder, Lieferanten, Referenten.

Gestaltungsspielraum

10. Hat die Auszubildende gewisse organisatorische Freiheitsgrade oder eigene Verantwortungs- und Entscheidungsspielräume?

✓ Ja. Die organisatorische Veranstaltungsplanung liegt mit allen Entscheidungen bei der Auszubildenden. Sie stellt ihre Ideen lediglich in der Phase des Entscheidens eventuell kurz dem Auftraggeber vor.

11. Gibt es alternative Lösungswege und Vorgehensweisen?

✓ Diese Veranstaltung kann mit unterschiedlichen Lösungswegen und Vorgehensweisen bearbeitet werden.

Auswertbarkeit

12. Ermöglichen die Ergebnisse der Fachaufgabe eine Bewertung (beispielsweise hinsichtlich der Wirtschaftlichkeit oder des Kundennutzens)?

✓ Ja, die Veranstaltung kann am Ende evaluiert werden nach Abbrecherquote vor und nach der Veranstaltung, Wirtschaftlichkeit etc.

13. Besteht die Möglichkeit, dass die Auszubildende die Aufgabe reflektieren kann?

✓ Ja, die Auszubildende kann sich folgende Fragen zur Reflexion stellen:

• Wie bin ich vorgegangen?
• Welche Lösungswege hatte ich?
• Aus welchem Grund habe ich mich für den gewählten Lösungsweg entschieden?
• Würde ich diesen Weg wieder gehen?
• Wo könnte ich Änderungen vornehmen?
• Wo lagen Herausforderungen in der Aufgabenstellung und wie bin ich mit diesen Herausforderungen umgegangen?
• Was ist mir leicht gefallen?
• An welcher Stelle konnte ich meine Fähigkeiten erweitern? Wo habe ich etwas hinzugelernt?

14. Kann die Auszubildende Verbesserungsvorschläge ableiten? (Das bedeutet, dass die Aufgabe nicht zwingend positiv zu lösen ist! Wichtig ist die schlüssige Auseinandersetzung mit unerwarteten oder unerwünschten Ereignissen und Ergebnissen.)

✓ Ja, diese ergeben sich aus der Reflexion.

Wie der Beginn eines Prüfungsgesprächs zu einem Report ablaufen kann, hören Sie hier.

Fazit

Sie sehen: Besser können Sie Ihre Auszubildenden nicht auf die Prüfung vorbereiten, als Ihnen bereits in ihren beiden Wahlqualifikation Aufgaben zu erteilen, die die Handlungskompetenz und Reflexionsfähigkeit fördern.

Buchtipps für die Prüfungsvorbereitung

Kaufleute für Büromanagement: Der Report in der Wahlqualifikation

Wie schreibe ich einen Report? Was gehört hinein, was nicht? Und: Was muss ich in Bezug auf das Prüfungsgespräch beachten, dessen Grundlage der selbst geschriebene Report ist? Dieses Buch enthält für die gängigsten Wahlqualifikationen je einen Beispielreport sowie Fragestellungen, die in der mündlichen Prüfung gestellt werden könnten.

Zusätzlich stehen kostenfrei Online-Version in meinkiehl sowie ein umfangreiches Themen-Special zur mündlichen Abschlussprüfung (z. B. Beispielreport in korrekter Formatierung, simulierte Prüfungssituationen, Erfahrungsberichte ehemaliger Auszubildender, passende Zeitschriftenbeiträge) zur Verfügung.

Kaufleute für Büromanagement: Das praxisbezogene Prüfungsgespräch – klassische Variante

Im praxisbezogenen Fachgespräch gilt es, zu einer der beiden Wahlqualifikationen zwei offen formulierte Aufgaben (Schilderung einer komplexen beruflichen Situation) praxisbezogen zu lösen. Übersichtlich und verständlich bietet dieses Buch zahlreiche Beispielaufgaben mit Lösungen aus den acht gängigsten Wahlqualifikationen.

Zusätzlich steht Ihnen die Online-Version in meinkiehl kostenfrei zur Verfügung.

Verena Bettermann ist seit 2013 Fachlehrerin für arbeitstechnische Fächer in den Schwerpunkten Informationsverarbeitung und Bürowirtschaft, außerdem Mitglied im IHK-Prüfungsausschuss der Kaufleute für Büromanagement und der Ausbilder. Zuvor war sie tätig als Junior Referentin Personalentwicklung bei der Deutschen Telekom AG.

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