Neben fachlichem Wissen und beruflichen Kompetenzen können Ihre Auszubildenden mit guten Umgangsformen und sympathischem Auftreten überzeugen. Welche Tipps Sie ihnen zum Start geben können und sollten, damit sie einen positiven Eindruck sowohl im Unternehmen als auch bei Kund:innen und Geschäftspartner:innen hinterlassen, lesen Sie hier.

Zwar ist Fachkompetenz im Berufsleben wichtig, doch langfristigen Erfolg garantiert die Fachkompetenz allein nicht. Laut einer IBM-Studie ist sie lediglich zu 10 % karriereförderlich. Weit einflussreicher mit 30 % ist das Auftreten.

Entscheidend: Der erste Eindruck

Innerhalb von wenigen Sekunden beurteilen wir unsere Mitmenschen – der berühmte „Erste Eindruck“. Schlüsselreize wie Stimme, Mimik, Gestik, Körperhaltung, Geruch, Kleidungsstil, Frisur, Accessoires etc. werden dabei zu einem Gesamtbild zusammengefügt und sind entscheidend dafür, ob wir jemanden sympathisch oder unsympathisch finden. Diese Beurteilung erfolgt unbewusst und kann nicht gesteuert bzw. beeinflusst werden.

Natürlich reicht ein positiver erster Eindruck Ihrer neuen Azubis nicht aus: Eine Akzeptanz am Arbeitsplatz hängt davon ab, ob sie sich in bestehende Unternehmensstrukturen integrieren können und neben den offiziellen Leitlinien auch die ungeschriebenen Gesetze des neuen Arbeitsplatzes einhalten und Teamplayer sind. Hierzu benötigen sie

• kommunikative Fähigkeiten,
• Beobachtungs- und Auffassungsgabe und
• soziale Kompetenzen.

Der erste Tag im Ausbildungsunternehmen ist benimmtechnisch besonders herausfordernd. Die neuen Auszubildenden sind nervös und unsicher. Deshalb sollten Sie Ihre „Neuen“ motivieren, nicht zu schüchtern zu sein und sie darin bestärken, offen auf ihre zukünftigen Kolleg:innen zuzugehen. Mit ein paar Tipps helfen Sie ihnen, die Unsicherheit abzulegen: Souveränes, selbstbewusstes Auftreten zeigt, dass sie sicher und motiviert sind, die richtige Ausbildungsstelle und den richtigen Betrieb gewählt zu haben.

Ermutigen Sie deshalb Ihre Azubis, Fragen zu stellen und betonen Sie, dass niemand von Anfang an alles richtig machen kann. Fragen sind kein Eingeständnis von Schwäche, sondern helfen dabei, Fehler zu vermeiden und zeigen, wie engagiert und interessiert sie sind. Sich Notizen zu machen, ist ebenfalls kein Zeichen für Vergesslichkeit, sondern unterstreicht das Interesse – machen Sie dies den Azubis deutlich. Vielleicht händigen Sie den Neuen zusätzlich zu Ihrer „Welcome-Mappe“ mit wichtigen Infos zur Ausbildung auch eine Kladde für solche Notizen aus.

Soziale Kontakte sind wichtig. Fördern Sie das Kennenlernen und Netzwerken, z. B. indem Sie den neuen Azubis jeweils Auszubildende aus einem höheren Jahrgang oder/und Mitarbeiter:innen als Paten zur Seite stellen.

Start in den Fachabteilungen

Auch eine Begrüßung kann unter Umständen bleibenden Eindruck hinterlassen. Ihre Auszubildenden sollten für den Start in ihren jeweiligen Fachabteilungen wissen: Grundsätzlich grüßt immer derjenige zuerst, der einen Raum betritt. Der/die „Rangniedere“ grüßt „Ranghöhere“ zuerst. Im Zweifelsfall ist es nicht verkehrt, dass derjenige grüßt, der den anderen zuerst erblickt. Beim Begrüßen immer Blickkontakt suchen – alles andere ist unhöflich.

Das nächste Fettnäpfchen für die neuen Azubis lauert beim Händeschütteln. Viele wissen nicht, wie sie sich verhalten sollen. Vor allem in der aktuellen Situation: Aktuell ist Abstand einzuhalten, also ist auch auf das Händeschütteln zu verzichten. Wenn diese Maßnahme aufgehoben wird, gilt die Regel, dass der Ranghöhere entscheidet, ob er die gereichte Hand entgegennimmt, in der Praxis ist es aber so, dass eine gereichte Hand immer als freundlich/höflich empfunden wird und gern angenommen wird. Ihre Azubis sollten beachten, dass in einer Gruppe immer den anwesenden Frauen die Hand zuerst gereicht werden sollte.

Jede Fachabteilung hat – neben verschiedenen Aufgabengebieten – vermutlich unterschiedliche „ungeschriebene Gesetze“ – die Azubis sollten also erst einmal die Gepflogenheiten beobachten oder erfragen: Duzt man sich sofort? Wie ist der Dresscode? Bringt man an seinem Geburtstag etwas mit? Mit ein wenig Anpassung klappt der Einstieg gut.

Falls es allgemeingültige Regeln für die Nutzung des privaten Smartphones am Arbeitsplatz gibt, sollten Sie dies kommunizieren.

Regeln fürs Telefonieren

Viele Auszubildende haben Hemmungen oder sogar Angst, zu telefonieren. Nehmen Sie Ihnen mögliche Unsicherheiten und geben Sie vor, wie sie sich am Telefon melden sollten: Zum Beispiel, dass sie sich immer mit Ihrem Vornamen und Nachnamen und dann der Nennung Ihres Unternehmens melden. Sie sollten auf den Namen Ihres Gesprächspartners achten und falls sie diesen nicht verstanden oder im Laufe des Telefonats vergessen haben, ist eine freundliche Nachfrage „Entschuldigen Sie, können Sie bitte noch einmal Ihren Namen sagen/buchstabieren?“ besser als nicht zu wissen, mit welchem Kunden oder Geschäftspartner man gesprochen hat. Höflich ist es auch, während des Gesprächs den Namen des Gegenübers einzufügen, z. B.: „Gerne notiere ich Ihre Bestellung, Frau Müller, darum kümmere ich mich umgehend. … Auf Wiederhören, Frau Müller.“

Weitere Tipps für Ihre Azubis: 

• Beim Telefonieren auf die eigene Gesprächslautstärke achten. Nicht zu laut, damit sie die Nerven der Kollegen im Büro nicht unnötig strapazieren. Und nicht zu leise, da sonst der Gesprächspartner Mühe hat, sie zu verstehen.
• Eine gute Körperhaltung sorgt dafür, dass man eine angenehme Stimme hat: Daher gerade hinsetzen oder – sofern möglich – im Stehen telefonieren.
• Ein Lächeln am Telefon „hört“ der Gesprächspartner und man wirkt automatisch sympathisch!
• Im Kundengespräch immer freundlich, höflich und verbindlich sein – auch wenn es vielleicht noch so schwerfällt – Ein genervter Tonfall ist ein absolutes Tabu. Ebenso wie Essen und Trinken oder E-Mails schreiben während des Gesprächs.

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Regeln für Geschäftskorrespondenz

Die Geschäftskorrespondenz ist eines der Aushängeschilder Ihres Unternehmens, daher sollten Sie die Azubis darauf hinweisen, wie wichtig angemessene Formulierungen sind. Umgangssprachliche oder flapsige Formulierungen sind zu vermeiden – aber auch hochtrabende oder geschwollene Schreibweisen sind nicht angebracht. Geben Sie den Azubis Textbausteine oder Tipps für die Formulierung von Briefen und E-Mails.

Erklären Sie, dass es formale Standards für Geschäftsbriefe gibt und die Neuen nicht so formatieren sollten, wie es ihnen persönlich gefällt. Die DIN 5008 enthält Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung.

Außerdem sollten E-Mails und Briefe grammatikalisch richtig und frei von Rechtschreibfehlern sein. Den Korrekturvorschlägen von Word können sie dabei übrigens nicht immer vertrauen, z. B. bei zusammengesetzten Substantiven. Das beste Hilfsmittel ist immer noch der gute alte Duden, den es ja auch online gibt.

Auch für E-Mails gilt es, den „richtigen Ton“ zu treffen. Oft verleiten E-Mails dazu, einen lockeren oder freundschaftlichen Ton anzuschlagen. Hier sollte die Formulierung genauso sachlich sein wie sie es in einem Geschäftsbrief wäre. Rechtschreibung, Zeichensetzung, Groß- und Kleinschreibung sind selbstverständlich anzuwenden. Emoticons dagegen haben in geschäftlicher Korrespondenz nichts zu suchen. Anrede und eine Grußformel am Ende und die Signatur des Unternehmens sind auch hier unerlässlich.

Zu viele oder (für Kunden und Geschäftspartner) unverständliche Abkürzungen haben in geschäftlichen E-Mails nichts zu suchen. Denn: Es zeugt von wenig Wertschätzung, dass man sich nicht einmal die Zeit nimmt, Wörter auszuschreiben, Abkürzungen erzeugen außerdem unnötige Missverständnisse und dadurch zusätzliche Nachfragen.

Angemessene Kleidung – nicht nur am ersten Tag

Auch Azubis können mit ihrem Kleidungsstil direkt darauf einwirken, wie sie wahrgenommen werden. Selbst wenn es am Ausbildungsplatz bei Ihnen im Unternehmen leger zugeht, sollten Sie erwähnen, wenn einige Kleidungsstücke ungern gesehen sind. Für die Azubis sind z. B. folgende Kleidungsstücke in ihrem bisherigen Alltag normal und ggf. sind sie sich nicht darüber im Klaren, dass dies im Unternehmen nicht passend ist: Spaghettiträger- oder Tank Tops, durchsichtige Kleidung, tiefe Ausschnitte, nabelfreie Oberteile, extrem enge oder ggf. auch extrem weite Kleidung, Jogginghosen bzw. sonstige Sportkleidung, sehr kurze Shorts und Röcke. Weisen Sie sie explizit darauf hin, wenn dies im Unternehmen nicht gewünscht ist. Gleiches gilt für zu viel Schminke, Parfum oder falls sehr lange Fingernägel hinderlich während der Arbeit sind.

Fettnäpfchen in der Kantine

Ihre Azubis sollten beim Warten in der Ausgabeschlange genug Abstand zum Vorder- und Hintermann halten – und aus Datenschutzgründen nicht über Bürointerna reden. Sofern kein Tisch unbesetzt ist, fragen sie zunächst an einem Tisch, ob sie sich dazusetzen dürfen und grüßen die Personen am Tisch. Ansonsten gelten „übliche“ Tischregeln auch beim Kantinenbesuch.

Erleichtern Sie Ihren Azubis den Einstieg und unterstützen Sie ihre Entwicklung, indem Sie ihnen nicht nur fachlichen Input geben, sondern sie auch beim Erwerb sozialer Kompetenzen unterstützen. So werden sie beliebte Nachwuchskräfte im Unternehmen und bei Kunden und können auch ein Aushängeschild für gute Ausbildung sein!

Verena Bettermann ist seit 2013 Fachlehrerin für arbeitstechnische Fächer in den Schwerpunkten Informationsverarbeitung und Bürowirtschaft, außerdem Mitglied im IHK-Prüfungsausschuss der Kaufleute für Büromanagement und der Ausbilder. Zuvor war sie tätig als Junior Referentin Personalentwicklung bei der Deutschen Telekom AG.

BUCHTIPP

Die Broschüre „AZUBE! So rockst du deine Ausbildung“ erleichtert Ihren (zukünftigen) Auszubildenden den Einstieg in die Arbeitswelt. Denn in dieser Broschüre sind alle wichtigen Infos für einen perfekten Start ins Berufsleben zusammengestellt. Auszubildende aus dem 2. Ausbildungsjahr beantworten viele der Fragen, die neuen Auszubildenden im Kopf herumschwirren. Das vertreibt Unsicherheit und steigert die Motivation in der Ausbildung!

Leseprobe, Infos und Bestellung: http://go.kiehl.de/azube