Wie sieht das bei Ihnen aus? Berechnen Sie die Recruitingkosten Ihrer Auszubildenden? Falls nicht, sind Sie damit leider nicht allein.

Denn nach einer Umfrage einer Diplomarbeit im Jahr 2013 bei Younect wissen 84,6 Prozent der Personalverantwortlichen nicht, was sie die Rekrutierung eines einzelnen Auszubildenden kostet.

Tipps zur Berechnung der Recruitingkosten in der Ausbildung

Heute möchte ich Ihnen ein paar Tipps zur Berechnung der Recruitingkosten an die Hand geben.

Grundsätzlich gehören zum Recruiting-Prozess sowohl die Personalbeschaffung (Ausbildungsmarketing) als auch die Personalauswahl.

a) Ermittlung der Kosten des Ausbildungsmarketings

Die Kosten für alle Ihre Marketingmaßnahmen ((Online-)Anzeigen, Messeauftritte, Flyer etc.) laufen auf der Ausbildungskostenstelle bei den entsprechenden Kostenarten auf. Daher können Sie diese ganz leicht auf dem Kostenstellenblatt abgelesen – zumindest, wenn alles richtig verbucht wurde. Letzteres setzte ich einmal voraus.

Nur wenn Sie keine eigene Ausbildungskostenstelle haben, wird es etwas schwieriger. Dann müssen Sie hier jede Buchung einzeln durchgehen.

Personalkosten gehen normalerweise nicht mit in diese Berechnung ein. Wenn Sie das aber möchten, ist abzuschätzen, welche Personen wie lange (Tage/Stunden) und zu welchem Gehalt mit den Marketingmaßnahmen (vom Messeauftritt über Schulaktionen bis zur Fanpage auf Facebook) beschäftigt waren.

Die nun berechneten Kosten des Ausbildungsmarketings für ein Jahr geteilt durch die Anzahl der eingestellten Auszubildenden zeigen Ihnen die Marketingkosten pro Auszubildenden auf.

b) Ermittlung der Kosten für die Auswahl der Auszubildenden

Das ist etwas mühsamer, weil Sie zuerst eine Aufstellung aller Kosten, die dazu gehören, machen müssen: von den Personalkosten über die Software, evt. Raum- und Bewirtungskosten bis zu den Portokosten. Dies ist je nach Auswahlverfahren sehr unterschiedlich von Betrieb zu Betrieb.

Beispiel: Ein Ausbildungsbetrieb führt Vorstellungsgespräche mit allen in Frage kommenden Bewerber:innenn und hat für die Bewerbungs-Administration eine Teilzeitkraft eingestellt, die eine Bewerbungssoftware nutzt. Es werden Papierbewerbungen angenommen.

Anfallende Kosten in diesem Beispiel:

• Gehalt Teilzeitkraft
• Kosten der Software (Updates, Wartung, Schulung)
• Büromaterial und Portokosten
• Gehaltskosten, für die Anzahl der Vorstellungsgespräche, die von Personalleiter und Ausbildungsleiter geführt werden
• Evt. weitere anfallende Kosten

Die nun ermittelten Kosten können Sie wieder durch die Anzahl der Einstellungen teilen und haben damit die Kosten der Azubiauswahl pro Auszubildenden.

Wenn diese Kosten das erste Mal berechnet werden, ist das schon etwas aufwendig. Aber einmal gemacht, geht das im nächsten Jahr schon viel leichter.

Natürlich sagen diese Kosten noch nichts über die Effizienz Ihres Azubirecruitings aus. Aber es ist ein Anfang für ein Ausbildungscontrolling, welches zu weiteren Entscheidungen im Sinne einer guten Ausbildungsqualität führen kann.